三（3）、科技档案的归档流程
日期：2014/07/16
第一步：确定科技档案的归档范围及编制科技档案的保管期限表
在整理科技档案之前，档案部门（人员）和有关科技部门（人员）要研究和分析本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定每类科技档案的归档范围并编制其保管期限表。
1、同文书档案一样，科技档案的的归档范围同其保管期限表也是一致的，下面是几种主要科技文件的归档范围：
（1）一般基建项目文件的归档范围主要包括：可行性研究文件、设计基础材料、设计材料、工程管理材料、施工、竣工文件财务管理以及其他材料等等。
（2）设备仪器档案的归档范围主要有：购置设备、自制设备仪器、设备仪器安装调试、设备仪器操作规程、设备改进改装、设备申请报废等材料。
（3）一般科研项目文件的归档范围主要包括：科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段、推广应用等阶段形成的科技文件。
（4）产品档案的归档范围主要：产品开发研制报告、可行性研究报告等材料，产品设计过程中形成的文件材料、产品实验材料、工艺材料、原材料检验材料等等。
2、编制详细的科技档案归档范围和保管期限表：详见DA/T42—2009，2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》或《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》（附后）。
第二步：科技档案的收集
收集工作是科技档案管理工作的重要基础工作。严格的讲档案部门的收集工作是对科技档案的收集，也就是收集上来的应是科技业务部门整理立卷好的科技档案，而不是科技文件。科技文件是科技档案的前身，科技档案是由科技文件转化而来的。
由科技业务部门及有关科技人员负责科技文件的整理归档工作，是国家的一项规定，这是由科技、生产活动及科技文件形成的特点决定的，档案部门只是有责任监督、指导科技人员做好整理归档工作。这也是科技文件归档制度的要求。但是现实工作中，各单位档案室收集上来的往往还多是未经整理的科技文件。这就要求档案部门或档案人员协同科技部门（人员）共同做好科技文件的收集、整理工作。收集时要对照《科技文件的归档范围和保管期限表》，把每个项目、课题、产品、每套设备---的科技文件齐全完整、准确地收集、存放在一起，以便集中整理。
第三步：科技档案的分类
1、了解科技档案分类的含义
科技档案的分类是根据科技档案的内容和形式特征，运用逻辑方法加以分门别类的过程；是把一个立档单位的全部科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级和系统；一般先分大类，在大类下根据专业、性质、特点、项目等再分属类。分类的目的是为了便于对科技档案的“保管、保密、和利用”。
2、做好（实体）分类前的准备工作
（实体）分类前的准备工作主要是指了解分类对象、分类要求，了解掌握分类方法，掌握相关专业知识，分析查找利用科技档案的规律，制订分类表或分类方案等内容。由于分类是整理科技档案的重要步骤，所以分类前的准备工作也可以说是整理前的准备工作，这种准备工作会在整理全过程中起作用。
（1）了解科技档案分类的基本要求
第一，科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点。
第二，在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致。
第三，分类的层次类目要简明，不宜过多过繁。
第四，分类应力求按专业系统实行标准化
（2）了解掌握基建、设备、产品、科研档案的分类方法，
（3）编制分类方案（类目表）
分类标识：科技档案分类号可采用汉语拼音声母首（前两位）字母和阿拉伯数字表示。在具体到每个单位的分类体系中，基建档案大类一般用（J或JJ）表示，产品档案大类用（C或CP）表示；设备档案大类用（S或SB）表示；科研档案大类用（K或KY）表示。
如果用阿拉伯数“1”大类表示“党群工作类”，“6”表示“基建类”。科技档案二级类目和三级类目通常用双位制数码表示，第一类用“11”，第二类用“12”，依次类推，第九类“19”。
阜阳市###厂科技档案分类类目表
注：分类代字代号，一级类目采用首字声母首字母，如：J、K、C、S-------二、三及类目采用阿拉伯数字1、2、3、4、5、6。如表所示基建档案中一车间的分类号就是J3.1；
设备档案中机械设备车床的分类号是S1.1。
第四步：科技档案的组卷
组卷就是把一组有联系的科技文件以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。案卷是提供利用科技档案的基本保管单位，是一组具有有机联系的价值和密级大体相同的科技文件的集合体，组卷是科技档案整理中最关键的步骤。
1、案卷的基本特征：
（1）案卷是一组具有有机联系的科技文件。
（2）案卷内的科技文件有一个相对的量的界限。
（3）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同（参照保管期限表）。
2、组卷原则
科技档案的组卷原则，应遵循成套性原则，遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
3、组卷的要求
（1)、案卷内科技文件材料要齐全、完整，签章手续完备。
（2）、案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
4、组卷的方法（具体操作方法）
在分类体系最低一级类目内，根据一个项目文件材料的数量和形成情况，按项目形成阶段，结合科技文件的内容、性质，选择一定数量文件材料组成一卷。
(1)、基建档案，一个工程项目编写一个案卷大流水号，按形成阶段结合内容、保管期限分别组卷。基建文件材料数量多、规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如：前期依据性文件可以组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；施工文件可以组成若干卷；竣工图组一卷或若干卷，原材料检测、质保书组一卷或若干卷等；如果有的阶段材料较少时，也可以与下一个阶段的材料组成一卷，大家灵活掌握。
（2）、科研档案按课题阶段分别组卷。具体操作可根据文件材料多少进行组卷,如：调研材料根据内容的多少组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；申报立项材料组成一卷或若干卷等，如果有的阶段材料较少时，也可以与下一个阶段的材料组成一卷。
（3）、产品档案按结构或阶段分别组卷。组卷时可按阶段分别组合，如果有的阶段材料较少时，也可几个内容合在一起，图纸按部件分别组卷。如：市场调研材料根据内容的多少组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；设计材料组成一卷或若干卷等。
（4）、设备档案一机一档，按形成阶段和文件种类分别组卷。组卷时按文件形成阶段、文件形式结合数量多少确定组合；如果有的阶段材料较少时，也可几个内容合在一起。如：市场调研材料根据内容的多少组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；验收材料组成一卷或若干卷等。
5、在实际工作中遇到以下特殊情况的处理：
（1）引进项目中的成套科技文件及设备说明书等可不拆散组卷，保持原有装订方式组卷。
（2）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号和档号。
（3）底图以张为单位单独保存和管理，另行整理编目。
（4）产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件，并单独组卷排列在原产品案卷之后。
（5）设备维修中形成的科技文件单独组卷。外购设备中的随机文件可以单独组卷。
第五步：案卷的排列及编号（案卷号、档号）
1、案卷的排列
科技档案案卷是一个有机的组合体，案卷与案卷的排列要遵循其形成规律和文件之间内在的自然联系和逻辑关系排序，排列时可参照如下规则：
（1）、基建类案卷，在每个项目下按基建依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收及项目后评估等阶段进行组卷排列，（案卷号1-n）。
（2）、设备类案卷，每台设备按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等阶段或工作程序进行组卷排列（案卷号1-n）。
（3）、科研类案卷，每个项目按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段进行组卷排列，（案卷号1-n）。
（4）、产品类案卷，每项产品按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构等进行组卷排列（案卷号1-n）。
2、编制案卷号和档案号
科技文件在分类和组卷后，通过有次序的排列，然后给定一顺序流水号即案卷号，案卷号是在科技档案分类体系下，最低一级类目内所编的流水号，每个单项工程一个流水号，从1编到n，案卷号要顺着编，不能漏号、重号，案卷号1-n。
一组具有联系的成套的文件材料，数量较大，分开组成若干卷时，各编一个顺序号，即一卷一号，而不能在一个顺序号下设若干分册，使案卷顺序号出现1/10等形式。案卷号给定后，根据分类方案，再结合分类号，编制档案号，档号要尽可能简练，分类号的层次要清晰，由分类时制定的分类方案决定。
科技档案 档号=全宗号+分类号+案卷顺序号
（没全宗号的单位一般可不写）
在档号中，分类号不同层次之间一般用间隔符号“· ”隔开，分类号与案卷顺序号之间用横杠“—”隔开。
第六步:拟写案卷题名
案卷题名也称案卷标题，案卷题名应简明，准确地反映卷内文件材料的内容，便于进行案卷级检索。包括以下“ 三要素”内容：科技项目（工程、产品、设备）名称＋文件材料的内容特征＋文件名称（ 即文种）一般情况三部分缺一不可。
如：阜阳师范学院 行政楼 水电照明 施工图
（工程项目） （专业） （文件材料名称）
拟定题名要注意以下几点：
1、题名要简明、准确揭示内容，但不能过于概括笼统，比如“某某工程前期文件材料”， “前期”概念太大，这是以大概小。
2、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。比如不要滥用“关于”、“有关”。
3、不要使用序数词，比如“某某项目施工文件材料（一）”“某某项目施工文件材料（二）” ，在这里要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把相同的题名区分开来，比如用标段、楼层、桩号等，而不要使用序数词。
4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。如“某某设备说明书、安装说明”，不写成“某某设备文件材料”。（在实际工作中，组好卷后，题名可事先写在便签纸上，再往卷盒封面或脊背上填写。）
第七步：编写案卷封面、脊背及装盒
1、 案卷封面可采用外封面（硬）或内封面（软）两种形式。
（1）案卷题名：把事先拟写在便签纸上的案卷标题填上，字迹清楚、工整、字迹适宜（具体拟写方法见步骤六），如：阜阳市###公司###项目可行性研究报告及批复。
（2）立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责部门，如：阜阳市###公司基建科。
（3）起止日期：填写卷内文件材料形成的最早和最晚日期，采用8位数加短横线，如20130225—20131220。
（4）保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限，如永久，长期（或30年），短期（或10年）。
（5）密级：按卷内文件材料的最高密级填写，如绝密、机密、秘密。
（6）档号：填写科技档案的全宗号加分类号加案卷顺序号（见步骤五档号的编写，前面已讲）。如：FYWNGS—J·12·30015—001
（7）档案馆号：填写国家档案行政管理部门给定的档案馆代码，没有给定的，可不填。
2、 硬卷盒背脊上填：一是档号，二是案卷题名，三是保管期限。脊背各项内容的填写同封面上各项内容的填写是一致的。（其中案卷题名如果封面填写了，脊背上的可以省略不写）
3、装盒，把整理好的案卷装入科技档案盒内，一卷一盒。采用“大装订”方式的，将软卷皮、卷内目录、归档文件材抖和备考表一起装订成册后再装入科技档案盒内保存；采用“小装订”方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。
第八步：卷内文件材料的排列
科技档案案卷是一个有机的组合体，案卷内科技文件的排列要遵循其形成规律和文件之间内在的自然联系和逻辑关系排序，排列时可参照如下规则：
1、文字材料的排列
（1）、管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度等排列。
（2）、有请示、批复或正本、定稿的科技文件，批复在前，请示在后，正本在前，定稿在后，结论、决定在前，依据性材料在后。如征地形成的文件材料可按批复——申请——协议——红线图顺序排列。
（3）、外文材料同时有译文的，中文译稿在前，外文原稿在后。
2、图样材料的排列方法：
（1）图样材料的排列一般是按总体和局部的关系进行排列。
（2）排列的顺序：总体布置图——系统图——平面图、立体图、剖面图——大样图。
（3）图样材料在其形成过程中如果有目录，则按目录顺序排列。如果没有目录，有编号则按原编号顺序排列。
（4）竣工图按专业、图号排列。
3、图文混合材料的排列
一般是文字材料在前，图样在后。如果文字材料是附图纸作补充说明的，图纸在前，文字材料在后。
第九步：案卷的装订及加盖档号章
科技档案的案卷装订有两种方式，可以整卷装订（大装订），也可以以件为单位装订（小装订）。
1、大装订：指将整个案卷内所有科技文件，连同内封面（软卷皮）、卷内目录、备考表，在去掉金属物后，用线绳采取三孔一线法“一卷”装订在一起。
2、小装订：指案卷内每份科技文件以“件”为单位，在去掉金属物后，“一件”单独装订在一起，整个案卷不再装订，采用小装订的案卷，要在每分文件材料的首页的空白处（右上角）加盖档号章（要用红色印泥）。
填写模式如图：(1)档号，填写本卷的档号，填写方法同案卷封面上的档号，如 J022—J.s.1#—005。(2)序号，即卷内文件材料按照一定的排列方法排列的顺序号，每卷用阿拉伯数字都从“1”开始依次标注。
第十步：编写页号、卷内目录、备考表
1、 编写页号
由于案卷有大装订与小装订两种方式，所以编页号也有两种方式，一个单位内尽量统一选用一种方式。
（1）、大装订成卷的案卷，其卷内科技文件均以有书写内容的页面用铅笔从1开始编写页号，一“卷”一个流水号，每“卷”都从1开始编，其卷内目录内登记的是“页号”。
（2）、采用小装订的案卷，案卷内每份科技文件以“件”为单位用铅笔从1开始编写页号，每“件”一个小流水号，每“件”都从1开始编，其卷内目录内登记的是每件的“页数”。
（3）编写位置及详细要求有：
①、单面书写的科技文件在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图纸按规定折叠后标题栏在右下角，页号应在紧靠标题栏的外左下角或外右上角编写。
②、成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
③、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、编写卷内目录
卷内目录是案卷内每份科技文件的明细表，编写卷内目录是将案卷内科技文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需，卷内目录排列在卷内文件之前。
各项填写要求如下：
①序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件的排列顺序。采用小装订方式的，其序号的填写与档号章上的序号要一致。
②文件编号：应填写科技文件的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。
③责任者：应填写科技文件的形成单位名称或主要责任者。
④文件材料题名：应填写科技文件的全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
⑤日期：应填写科技文件的形成日期，要求以8 位阿拉伯数字标注年月日，不要省略，如20120901 。
⑥页号（数）：采用大装订的案卷，应填写每件科技文件首页上标注的页“号”，最后一件文件写起止“页号”。采用小装订的案卷，此项填写每“件”材料的页数。示例如下：
卷内目录
档号:FYWNGS—SB1—001
（注：采用大装订，登记的是页号）
卷内目录
档号:FYWNGS—SB1—001
（注：采用小装订，登记的是页数）
3、备考表的填写
编制备考表是将归档过程中需要说明的内容写在表内，并由立卷人、检查人签字，以确认卷内文件内容的正确与齐全。
①说明：包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
②立卷人：应由责任立卷人签名，一般是档案整理者。
③ 立卷日期：应填写完成立卷的日期。
④检查人：应由案卷质量审核者签名，一般是科技项目的负责人或档案室主任、鉴定小组组长。
⑤检查日期：应填写审核的日期。
⑥ 互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
第十一步：编制科技档案检索工具（案卷目录）
案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。科技档案案卷目录要求按一级类目分别编制，即：产品、设备、基建、科研分别编制案卷目录，科技档案多的单位可在同一大类中适当分多册案卷目录。
科技档案案卷目录登录是以科技项目为单位，也是以档案分类中最低一级的类（一个小流水号）进行登录的，如：基建档案是以一个单项工程为单位登录，换一项目就要另起一页开始登录。
案卷目录的内容与案卷封面上对应相一致，题名栏如果一格不够，可以一卷占两格。案卷目录填写完毕后，应按大类分别加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目。
科技档案案卷目录（分类目录）
类别:基建档案
第十二步：入库排架
科技档案排架按最小类目排列。因一个项目的科技档案不是一次完成的，是个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类别就要另起一格排列，或每个类别后面都要空出相应空间，以便存放新增加的档案。排列顺序从上到下，从左到右。
在整理科技档案之前，档案部门（人员）和有关科技部门（人员）要研究和分析本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定每类科技档案的归档范围并编制其保管期限表。
1、同文书档案一样，科技档案的的归档范围同其保管期限表也是一致的，下面是几种主要科技文件的归档范围：
（1）一般基建项目文件的归档范围主要包括：可行性研究文件、设计基础材料、设计材料、工程管理材料、施工、竣工文件财务管理以及其他材料等等。
（2）设备仪器档案的归档范围主要有：购置设备、自制设备仪器、设备仪器安装调试、设备仪器操作规程、设备改进改装、设备申请报废等材料。
（3）一般科研项目文件的归档范围主要包括：科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段、推广应用等阶段形成的科技文件。
（4）产品档案的归档范围主要：产品开发研制报告、可行性研究报告等材料，产品设计过程中形成的文件材料、产品实验材料、工艺材料、原材料检验材料等等。
2、编制详细的科技档案归档范围和保管期限表：详见DA/T42—2009，2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》或《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》（附后）。
第二步：科技档案的收集
收集工作是科技档案管理工作的重要基础工作。严格的讲档案部门的收集工作是对科技档案的收集，也就是收集上来的应是科技业务部门整理立卷好的科技档案，而不是科技文件。科技文件是科技档案的前身，科技档案是由科技文件转化而来的。
由科技业务部门及有关科技人员负责科技文件的整理归档工作，是国家的一项规定，这是由科技、生产活动及科技文件形成的特点决定的，档案部门只是有责任监督、指导科技人员做好整理归档工作。这也是科技文件归档制度的要求。但是现实工作中，各单位档案室收集上来的往往还多是未经整理的科技文件。这就要求档案部门或档案人员协同科技部门（人员）共同做好科技文件的收集、整理工作。收集时要对照《科技文件的归档范围和保管期限表》，把每个项目、课题、产品、每套设备---的科技文件齐全完整、准确地收集、存放在一起，以便集中整理。
第三步：科技档案的分类
1、了解科技档案分类的含义
科技档案的分类是根据科技档案的内容和形式特征，运用逻辑方法加以分门别类的过程；是把一个立档单位的全部科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级和系统；一般先分大类，在大类下根据专业、性质、特点、项目等再分属类。分类的目的是为了便于对科技档案的“保管、保密、和利用”。
2、做好（实体）分类前的准备工作
（实体）分类前的准备工作主要是指了解分类对象、分类要求，了解掌握分类方法，掌握相关专业知识，分析查找利用科技档案的规律，制订分类表或分类方案等内容。由于分类是整理科技档案的重要步骤，所以分类前的准备工作也可以说是整理前的准备工作，这种准备工作会在整理全过程中起作用。
（1）了解科技档案分类的基本要求
第一，科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点。
第二，在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致。
第三，分类的层次类目要简明，不宜过多过繁。
第四，分类应力求按专业系统实行标准化
（2）了解掌握基建、设备、产品、科研档案的分类方法，
| 种类 | 分类方法 |
| １．基建档案 | 性质-工程项目分类法 流域-工程项目分类法 |
| ２．科研档案 | 专业-课题分类法 |
| ３．（工业）产品档案 | 型号分类法 |
| ４．设备（仪器）档案 | 性质--型号分类法 工序--型号分类法 |
分类标识：科技档案分类号可采用汉语拼音声母首（前两位）字母和阿拉伯数字表示。在具体到每个单位的分类体系中，基建档案大类一般用（J或JJ）表示，产品档案大类用（C或CP）表示；设备档案大类用（S或SB）表示；科研档案大类用（K或KY）表示。
如果用阿拉伯数“1”大类表示“党群工作类”，“6”表示“基建类”。科技档案二级类目和三级类目通常用双位制数码表示，第一类用“11”，第二类用“12”，依次类推，第九类“19”。
阜阳市###厂科技档案分类类目表
| 一级类目 | 二级类目 | 三级类目 | 备注 | |||
| 类目名称 | 类号 | 类目名称 | 类号 | 类目名称 | 类号 | |
| 基 建 档 案 |
J | 综合类 | 1 | |||
| 生活性建筑 | 2 |
集体宿舍 | 1 | |||
| 家属宿舍 | 2 | |||||
| 食堂 | 3 | |||||
| 超市 | 4 | |||||
| 生产性建筑 |
3 |
一车间 | 1 | |||
| 二车间 | 2 | |||||
| 三车间 | 3 | |||||
| -------- | 4 | |||||
| ------------- |
4 |
|||||
| 设 备 档 案 设 备 档 案 |
S S |
机械设备 |
1 |
车床 | 1 | |
| 钻床 | 2 | |||||
| 磨床 | 3 | |||||
| ------- | 4 | |||||
| -------- | 5 | |||||
| 化工设备 |
2 |
|||||
| 产 品 档 案 |
C |
|||||
| 科 研 档 案 |
K |
|||||
设备档案中机械设备车床的分类号是S1.1。
第四步：科技档案的组卷
组卷就是把一组有联系的科技文件以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。案卷是提供利用科技档案的基本保管单位，是一组具有有机联系的价值和密级大体相同的科技文件的集合体，组卷是科技档案整理中最关键的步骤。
1、案卷的基本特征：
（1）案卷是一组具有有机联系的科技文件。
（2）案卷内的科技文件有一个相对的量的界限。
（3）一个案卷内科技文件的保存价值大体相同（参照保管期限表）。
2、组卷原则
科技档案的组卷原则，应遵循成套性原则，遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
3、组卷的要求
（1)、案卷内科技文件材料要齐全、完整，签章手续完备。
（2）、案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
4、组卷的方法（具体操作方法）
在分类体系最低一级类目内，根据一个项目文件材料的数量和形成情况，按项目形成阶段，结合科技文件的内容、性质，选择一定数量文件材料组成一卷。
(1)、基建档案，一个工程项目编写一个案卷大流水号，按形成阶段结合内容、保管期限分别组卷。基建文件材料数量多、规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如：前期依据性文件可以组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；施工文件可以组成若干卷；竣工图组一卷或若干卷，原材料检测、质保书组一卷或若干卷等；如果有的阶段材料较少时，也可以与下一个阶段的材料组成一卷，大家灵活掌握。
（2）、科研档案按课题阶段分别组卷。具体操作可根据文件材料多少进行组卷,如：调研材料根据内容的多少组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；申报立项材料组成一卷或若干卷等，如果有的阶段材料较少时，也可以与下一个阶段的材料组成一卷。
（3）、产品档案按结构或阶段分别组卷。组卷时可按阶段分别组合，如果有的阶段材料较少时，也可几个内容合在一起，图纸按部件分别组卷。如：市场调研材料根据内容的多少组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；设计材料组成一卷或若干卷等。
（4）、设备档案一机一档，按形成阶段和文件种类分别组卷。组卷时按文件形成阶段、文件形式结合数量多少确定组合；如果有的阶段材料较少时，也可几个内容合在一起。如：市场调研材料根据内容的多少组成一卷或若干卷（案卷号1-n）；验收材料组成一卷或若干卷等。
5、在实际工作中遇到以下特殊情况的处理：
（1）引进项目中的成套科技文件及设备说明书等可不拆散组卷，保持原有装订方式组卷。
（2）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号和档号。
（3）底图以张为单位单独保存和管理，另行整理编目。
（4）产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件，并单独组卷排列在原产品案卷之后。
（5）设备维修中形成的科技文件单独组卷。外购设备中的随机文件可以单独组卷。
第五步：案卷的排列及编号（案卷号、档号）
1、案卷的排列
科技档案案卷是一个有机的组合体，案卷与案卷的排列要遵循其形成规律和文件之间内在的自然联系和逻辑关系排序，排列时可参照如下规则：
（1）、基建类案卷，在每个项目下按基建依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收及项目后评估等阶段进行组卷排列，（案卷号1-n）。
（2）、设备类案卷，每台设备按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等阶段或工作程序进行组卷排列（案卷号1-n）。
（3）、科研类案卷，每个项目按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段进行组卷排列，（案卷号1-n）。
（4）、产品类案卷，每项产品按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构等进行组卷排列（案卷号1-n）。
2、编制案卷号和档案号
科技文件在分类和组卷后，通过有次序的排列，然后给定一顺序流水号即案卷号，案卷号是在科技档案分类体系下，最低一级类目内所编的流水号，每个单项工程一个流水号，从1编到n，案卷号要顺着编，不能漏号、重号，案卷号1-n。
一组具有联系的成套的文件材料，数量较大，分开组成若干卷时，各编一个顺序号，即一卷一号，而不能在一个顺序号下设若干分册，使案卷顺序号出现1/10等形式。案卷号给定后，根据分类方案，再结合分类号，编制档案号，档号要尽可能简练，分类号的层次要清晰，由分类时制定的分类方案决定。
科技档案 档号=全宗号+分类号+案卷顺序号
（没全宗号的单位一般可不写）
在档号中，分类号不同层次之间一般用间隔符号“· ”隔开，分类号与案卷顺序号之间用横杠“—”隔开。
第六步:拟写案卷题名
案卷题名也称案卷标题，案卷题名应简明，准确地反映卷内文件材料的内容，便于进行案卷级检索。包括以下“ 三要素”内容：科技项目（工程、产品、设备）名称＋文件材料的内容特征＋文件名称（ 即文种）一般情况三部分缺一不可。
如：阜阳师范学院 行政楼 水电照明 施工图
（工程项目） （专业） （文件材料名称）
拟定题名要注意以下几点：
1、题名要简明、准确揭示内容，但不能过于概括笼统，比如“某某工程前期文件材料”， “前期”概念太大，这是以大概小。
2、内容表达要通畅、精炼，结构词使用要合理。比如不要滥用“关于”、“有关”。
3、不要使用序数词，比如“某某项目施工文件材料（一）”“某某项目施工文件材料（二）” ，在这里要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把相同的题名区分开来，比如用标段、楼层、桩号等，而不要使用序数词。
4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。如“某某设备说明书、安装说明”，不写成“某某设备文件材料”。（在实际工作中，组好卷后，题名可事先写在便签纸上，再往卷盒封面或脊背上填写。）
第七步：编写案卷封面、脊背及装盒
1、 案卷封面可采用外封面（硬）或内封面（软）两种形式。
（1）案卷题名：把事先拟写在便签纸上的案卷标题填上，字迹清楚、工整、字迹适宜（具体拟写方法见步骤六），如：阜阳市###公司###项目可行性研究报告及批复。
（2）立卷单位：填写文件组卷部门或项目负责部门，如：阜阳市###公司基建科。
（3）起止日期：填写卷内文件材料形成的最早和最晚日期，采用8位数加短横线，如20130225—20131220。
（4）保管期限：应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限，如永久，长期（或30年），短期（或10年）。
（5）密级：按卷内文件材料的最高密级填写，如绝密、机密、秘密。
（6）档号：填写科技档案的全宗号加分类号加案卷顺序号（见步骤五档号的编写，前面已讲）。如：FYWNGS—J·12·30015—001
（7）档案馆号：填写国家档案行政管理部门给定的档案馆代码，没有给定的，可不填。
2、 硬卷盒背脊上填：一是档号，二是案卷题名，三是保管期限。脊背各项内容的填写同封面上各项内容的填写是一致的。（其中案卷题名如果封面填写了，脊背上的可以省略不写）
3、装盒，把整理好的案卷装入科技档案盒内，一卷一盒。采用“大装订”方式的，将软卷皮、卷内目录、归档文件材抖和备考表一起装订成册后再装入科技档案盒内保存；采用“小装订”方式的，可将卷内目录、归档文件材料、备考表依次装入科技挡案盒内保存。
第八步：卷内文件材料的排列
科技档案案卷是一个有机的组合体，案卷内科技文件的排列要遵循其形成规律和文件之间内在的自然联系和逻辑关系排序，排列时可参照如下规则：
1、文字材料的排列
（1）、管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度等排列。
（2）、有请示、批复或正本、定稿的科技文件，批复在前，请示在后，正本在前，定稿在后，结论、决定在前，依据性材料在后。如征地形成的文件材料可按批复——申请——协议——红线图顺序排列。
（3）、外文材料同时有译文的，中文译稿在前，外文原稿在后。
2、图样材料的排列方法：
（1）图样材料的排列一般是按总体和局部的关系进行排列。
（2）排列的顺序：总体布置图——系统图——平面图、立体图、剖面图——大样图。
（3）图样材料在其形成过程中如果有目录，则按目录顺序排列。如果没有目录，有编号则按原编号顺序排列。
（4）竣工图按专业、图号排列。
3、图文混合材料的排列
一般是文字材料在前，图样在后。如果文字材料是附图纸作补充说明的，图纸在前，文字材料在后。
第九步：案卷的装订及加盖档号章
科技档案的案卷装订有两种方式，可以整卷装订（大装订），也可以以件为单位装订（小装订）。
1、大装订：指将整个案卷内所有科技文件，连同内封面（软卷皮）、卷内目录、备考表，在去掉金属物后，用线绳采取三孔一线法“一卷”装订在一起。
2、小装订：指案卷内每份科技文件以“件”为单位，在去掉金属物后，“一件”单独装订在一起，整个案卷不再装订，采用小装订的案卷，要在每分文件材料的首页的空白处（右上角）加盖档号章（要用红色印泥）。
| 档号 | 序号 |
| J022—J.s.1#—005 | 1 |
第十步：编写页号、卷内目录、备考表
1、 编写页号
由于案卷有大装订与小装订两种方式，所以编页号也有两种方式，一个单位内尽量统一选用一种方式。
（1）、大装订成卷的案卷，其卷内科技文件均以有书写内容的页面用铅笔从1开始编写页号，一“卷”一个流水号，每“卷”都从1开始编，其卷内目录内登记的是“页号”。
（2）、采用小装订的案卷，案卷内每份科技文件以“件”为单位用铅笔从1开始编写页号，每“件”一个小流水号，每“件”都从1开始编，其卷内目录内登记的是每件的“页数”。
（3）编写位置及详细要求有：
①、单面书写的科技文件在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图纸按规定折叠后标题栏在右下角，页号应在紧靠标题栏的外左下角或外右上角编写。
②、成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
③、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、编写卷内目录
卷内目录是案卷内每份科技文件的明细表，编写卷内目录是将案卷内科技文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需，卷内目录排列在卷内文件之前。
各项填写要求如下：
①序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件的排列顺序。采用小装订方式的，其序号的填写与档号章上的序号要一致。
②文件编号：应填写科技文件的文号或图纸的图号、设备代号、项目代号等。
③责任者：应填写科技文件的形成单位名称或主要责任者。
④文件材料题名：应填写科技文件的全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
⑤日期：应填写科技文件的形成日期，要求以8 位阿拉伯数字标注年月日，不要省略，如20120901 。
⑥页号（数）：采用大装订的案卷，应填写每件科技文件首页上标注的页“号”，最后一件文件写起止“页号”。采用小装订的案卷，此项填写每“件”材料的页数。示例如下：
卷内目录
档号:FYWNGS—SB1—001
| 序号 | 文件编号 | 责任者 | 文件题名 | 日期 | 页号 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 珠海格力电器股份有限公司 | 格力分体挂壁式房间空调器安装说明书 | 20101216 | 1 | ||
| 2 | 珠海格力电器股份有限公司 | 珠海格力电器股份有限公司室内机装箱单 | 20101220 | 38 | ||
| 3 | 珠海格力电器股份有限公司 | 分体挂壁式室内机合格证 | 20101216 | 39 | ||
| 4 | 中国质量万里行杂志社 | 中国质量万里行杂志社格力产品专项质量投诉跟踪卡 | 20101230 | 40-42 | ||
卷内目录
档号:FYWNGS—SB1—001
| 序号 | 文件编号 | 责任者 | 文件题名 | 日期 | 页数 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 珠海格力电器股份有限公司 | 格力分体挂壁式房间空调器安装说明书 | 20101216 | 37 | ||
| 2 | 珠海格力电器股份有限公司 | 珠海格力电器股份有限公司室内机装箱单 | 20101220 | 1 | ||
| 3 | 珠海格力电器股份有限公司 | 分体挂壁式室内机合格证 | 20101216 | 1 | ||
| 4 | 中国质量万里行杂志社 | 中国质量万里行杂志社格力产品专项质量投诉跟踪卡 | 20101230 | 3 | ||
3、备考表的填写
编制备考表是将归档过程中需要说明的内容写在表内，并由立卷人、检查人签字，以确认卷内文件内容的正确与齐全。
①说明：包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
②立卷人：应由责任立卷人签名，一般是档案整理者。
③ 立卷日期：应填写完成立卷的日期。
④检查人：应由案卷质量审核者签名，一般是科技项目的负责人或档案室主任、鉴定小组组长。
⑤检查日期：应填写审核的日期。
⑥ 互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
第十一步：编制科技档案检索工具（案卷目录）
案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册，是档案检索和统计管理的必备工具。科技档案案卷目录要求按一级类目分别编制，即：产品、设备、基建、科研分别编制案卷目录，科技档案多的单位可在同一大类中适当分多册案卷目录。
科技档案案卷目录登录是以科技项目为单位，也是以档案分类中最低一级的类（一个小流水号）进行登录的，如：基建档案是以一个单项工程为单位登录，换一项目就要另起一页开始登录。
案卷目录的内容与案卷封面上对应相一致，题名栏如果一格不够，可以一卷占两格。案卷目录填写完毕后，应按大类分别加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目。
科技档案案卷目录（分类目录）
类别:基建档案
| 档号 | 案卷题名 | 总頁数 | 保管期限 | 备注 |
| FYWNGS—J.S.1-001 | 阜阳市##公司1#宿舍楼立项、征地、工程地质、水文地质勘察报告、批复等 | 22 | 永久 | |
| FYWNGS—J.S.1-002 | ------------- | 12 | 永久 | |
| FYWNGS—J.S.1-050 | 阜阳市##公司1#宿舍楼竣工图 | 18 | 永久 | |
第十二步：入库排架
科技档案排架按最小类目排列。因一个项目的科技档案不是一次完成的，是个不断积累的过程，所以入库上架时换个小类别就要另起一格排列，或每个类别后面都要空出相应空间，以便存放新增加的档案。排列顺序从上到下，从左到右。