1主题内容与适用范围

　　1.1本格式规定了以软盘作为载体交换数据时所使用的格式。

　　1.2本格式适用于全国各省、直辖市、自治区档案部门的革命历史档案机读目录数据的信息交换。

　　1.3本格式规定档案机读目录数据文件的组织方式为.TXT文本文件。

　　2引用标准

　　GB/T 2901 书目信息交换用磁带格式

　　3名词术语

　　3.1机读目录是指把著录标引得到的档案目录按照一定的格式输入到计算机内，可以由计算机进行读取的档案目录信息。

　　3.2数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

　　3.3记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。

　　3.4字段记录中可标识的特写范围数据。

　　3.5子字段字段中可标识的特定部分数据。

　　3.6标识符用于标识字段的三个字符。

　　3.7指示符用于指示字段标识符的后续标识的一个字符。

　　3.8标号用以标识字段或子字段的一个字符。

　　3.9物理记录一次存取的机读数据单元。

　　4物理记录

　　物理记录为固定长记录，最大长度为80个字符。

　　其结构如图1所示:

　　标识符〖〗指示符〖〗数据区〖〗标号

　　3位字符〖〗1位字符〖〗N位字符〖〗1位字符

　　图1物理记录结构

　　4.1标识符:

　　用三位字符标识该物理记录数据所属的字段，其取值为数字“000～999”和字符“AAA～ZZZ”。

　　4.2指示符:

　　用一位字符指示该物理记录数据的字段标识符的后续标识，其取值为数字“0～9”和字母“A～Z”。

　　4.3标号:

　　用一位字符标识该物理记录所属的字段和子字段，其取值为字符“@”和“&”。

　　4.4数据区:

　　字段及子字段的实际内容。

　　5记录格式

　　记录由一组按格式规定写入的物理记录序列构成。

　　一个记录含有记录头标、若干字段和记录尾标。字段可划分子字段。

　　若干记录组成一个文件，文件起始处为说明记录。

　　一般结构如图2所示。

　　说明记录记录……记录〖〗〖〗

　　说明头标字段……字段记录尾标〖〗〖〗

　　字段子字段……子字段2……字子字段3……

　　A.文件结构〖〗B.记录结构〖〗C.字段及字段结构

　　图2 一般结构

　　5.1记录头标和记录尾标

　　记录头标和记录尾标是记录的控制信息。

　　5.1.1记录头标

　　记录头标?晔都锹伎嫉男畔ⅲ慈胍桓鑫锢砑锹贾校扛黾锹急匦胗屑锹纪繁辏挥诩锹计鹗即Α?

　　标识符为“000”，指示符为“0”，没有标号，数据区可以写该记录的有关说明或不写数据。

　　5.1.2记录尾标

　　记录尾标?晔都锹冀崾男畔ⅲ慈胍桓鑫锢砑锹贾校扛黾锹急匦胗屑锹嘉脖辏挥诩锹冀嵛泊Α?

　　标识符为“999”，指示符为“0”，没有标号和数据区。

　　5.2字段及子字段

　　字段及子字段为数据的实际内容，写入相应的物理记录中。

　　5.2.1字段

　　记录可按数据特定范围划分字段。

　　字段用标识符进行标识，标识符为除“000”和“999”以外的三位数字或字符。

　　指示符为“A～Z”，表示该字段标识符的后续标识。数据区从下一字符位置写起入字段数据内容。

　　标号取值为了行文方便，用“&”表示，表示该物理记录数据内容为字段。

　　例1:标识符为“440”，指示符为“A”，指数据区内容为文件时间的内容。

　　如果文件时间为1938年5月8日。

　　物理记录应表示为:440A19380508&。

　　5.2.2子字段

　　字段可按数据特定部分划分子字段。

　　子字段的标识符与其所属字段标识符相同，可省略。

　　指示符与其所属字段的指示符相同，可省略。

　　数据区从下一字符位置起写入子字段数据内容。

　　标号取值为了行文方便，用“@”表示，表示该物理记录数据内容为子字段。

　　例1:主题词的内容是:国共关系，统战工作。

　　标识符为“620”，指示符为“A”。

　　物理记录应表示为:620A国共关系@统战工作&。

　　5.3说明记录

　　说明记录为定义字段的标识符、指示符和相应名称的记录。

　　5.3.1数据交换时，一组属性和结构相同的记录，作为一个文件处理。文件如有说明记录，位于文件起始处。说明记录的格式与记录相同。

　　5.3.2说明记录对记录中的每个字段都应加以说明，标识符为“530”，指示符为“0”，没有标号。字段名称写在数据区中。

　　各字段名称、标识符见附表。

　　各字段名称、标识符对照表

　　序号〖〗字段名称〖〗标识符〖〗指示符〖〗标号〖〗文字类别〖〗备注

　　1〖〗记录头标〖〗000〖〗0〖〗〖〗汉字〖〗

　　2〖〗说明记录〖〗530〖〗0〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　3〖〗档案馆代码〖〗020〖〗A〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　4〖〗全宗号〖〗901〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　5〖〗目录号〖〗902〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　6〖〗案卷号〖〗903〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　7〖〗文件号〖〗904〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　8〖〗份数〖〗905〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　9〖〗页数〖〗460〖〗〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　10〖〗缩微号〖〗910〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　11〖〗密级〖〗506〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　12〖〗文件状况〖〗920〖〗〖〗〖〗字符〖〗

　　13〖〗载体类型〖〗050〖〗〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　14〖〗文件时间〖〗440〖〗A〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　15〖〗个人责任者〖〗300〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　16〖〗团体责任者〖〗310〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　17〖〗个人受文者〖〗350〖〗〖〗〖〗汉字〖〗

　　18〖〗团体受文者〖〗360〖〗〖〗〖〗汉字〖〗

　　19〖〗题名〖〗200〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　20〖〗分类号〖〗610〖〗〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　21〖〗主题词〖〗620〖〗A〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　22〖〗自由词〖〗620〖〗B〖〗〖〗汉字〖〗汉字

　　23〖〗地名〖〗630〖〗〖〗〖〗汉字〖〗

　　24〖〗人物〖〗640〖〗〖〗〖〗汉字〖〗

　　25〖〗组织机构〖〗650〖〗〖〗〖〗汉字〖〗

　　26〖〗会议〖〗320〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　27〖〗书刊名称〖〗210〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　28〖〗出版日期〖〗440〖〗〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　29〖〗出版者〖〗400〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　30〖〗书刊号〖〗110〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　　31〖〗卷期号〖〗490〖〗A〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　32〖〗资料首页〖〗490〖〗B〖〗〖〗字符〖〗CCFC

　　33〖〗备注〖〗500〖〗〖〗〖〗汉字〖〗CCFC

　
　　34〖〗记录尾标〖〗999〖〗0

　　说明：
　　1．字符为字母和数字，不包括汉字。

　　2．CCFC《中国公共交换格式》由全国文献工作标准化技术委员会制定。

　　中华人民共和国国家档案局1996-03-01批准1996-10-01实施