8著录用文字

　　8.1著录用的文字必须规范化。

　　8.2著录项目中的数字除题名外一律用阿拉伯数字。

　　8.3著录外文和少数民族文字时，必须依照外文和少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成汉字著录。

 

　　9著录项目细则

　　9.1题名与责任项

　　9.1.1题名

　　题名是直接表达档案内容特征和中心主题的名称，一般指文件标题和案卷标题。

　　9.1.1.1文件题名

　　9.1.1.1.1文件原题名照录

　　9.1.1.1.2文件没有题名应重新拟定，题名拟定应力求完整，一般要揭示责任者、内容、文种。

　　9.1.1.1.3文件中“事由”、“摘由”不应作为正式题名。

　　9.1.1.2案卷题名

　　9.1.1.2.1案卷题名照录原文。

　　9.1.1.2.2案卷题名有语病或过于冗长，或不能确切揭示档案内容，应依据档案内容加以修改后再著录。

　　9.1.1.2.3案卷没有题名，应重新拟定题名。

　　9.1.1.3附件题名紧接文件题名或案卷题名之后，其前加“+”号。

　　9.1.1.4题名所用词语应尽量体现时代特征。

　　9.1.1.5题名应客观地反映档案内容，直书其事，不加褒贬。对汉奸政权可加“汪伪”、“日伪”、“伪”等字样以示区别。

　　9.1.2责任者

　　指文件的作者，即对文件负有责任的机构和个人。

　　9.1.2.1机关、团体责任者

　　必须著录机关、团体全称或通用简称。

　　9.1.2.2个人责任者

　　9.1.2.2.1个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务，并加“()”。

　　例:白崇禧

　　著录为:白崇禧(国防部参谋总长)

　　9.1.2.2.2原文只有个人责任者的姓和职务，如能考证出来，应著录考证出的姓名，并加“〔〕”。

　　例:国防部何部长

　　考证得出:〔何应钦〕

　　9.1.2.2.3考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“〔〕”内。

　　例:〔何应钦?〕

　　9.1.2.2.4个人责任者无法考证按原文著录。

　　例:何处长

　　经考证无结果，仍著录何处长。

　　9.1.2.2.5个人责任者有两个以上职务时，应著录档案形成时个人责任者对档案负有责任的职务。

　　例:1936年蒋介石任国民党中央政治委员会主席、行政院院长、军事委员会委员长等职，而某份文件是蒋介石以军事委员会委员长名义签发的，则应著录为:蒋介石(军事委员会委员长)。

　　9.1.2.2.6原文只署个人责任者字、号、别名、笔名时，除照录原文外，应将其真实姓名或常用名附后并加“()”。

　　例:胡展堂(胡汉民)

　　虎公(杨度)

　　周树人(鲁迅)

　　9.1.2.2.7外国责任者应依次著录民国时期国名简称、统一的中国译名、姓名原文及所担任的职务，国家名简称、姓名原文、所担任的职务均加“()”。
　　例:(美)陈纳德(Claire Lee Chennault)

　　9.1.2.3档案有两个或两个以上责任者时，最多著录三个，中间以“；”相隔，被省略的责任者用“〔等〕”表示。立档单位本身是责任者必须著录。

　　9.1.2.4责任者前加“/”。

　　9.2文本与语种项

　　9.2.1文本:指文件稿本的名称。依据实际情况著录为副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等，正本不必著录。

　　9.2.2语种:指档案的书写文字，依据实际情况著录为英文、法文、德文、满文、藏文等，汉文不必著录。若遇不能识别的外国文字应著录“外文”字样，不能识别的少数民族文字应著录“少数民族文”字样。

　　9.2.3文本与语种项前加“-”号。

　　9.3时间项

　　9.3.1时间项应视不同的著录对象分为文件形成时间、一组文件起止时间和案卷内文件起止时间。

　　9.3.1.1文件形成时间

　　一般公私文书应著录制成时间，法律、决议、决定等应著录通过时间或发布时间，条约、协议、合同应著录签署时间，计划、报表、预算、决算应著录编制时间。

　　9.3.1.2一组文件起止时间

　　著录一组文件最早和最迟的形成时间，用“-”号连接。

　　9.3.1.3案卷内文件起止时间

　　著录案卷内文件的最早和最迟的形成时间，用“-”号连接。

　　9.3.2时间项用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，原文无法确定的时间补“0”。

　　例:1936年12月12日

　　著录为19361212

　　例:1936年2月8日

　　著录为19360208

　　例:1936年

　　著录为19360000

　　9.3.2.1文件级条目时间应著录年、月、日，即确定时间为8位阿拉伯数字。

　　9.3.2.2案卷级条目时间一般著录年、月，即确定时间为6位阿拉伯数字。

　　9.3.3时间项应以公元纪年，凡出现农历或民国、伪满、日本等年号纪年的，应一律换算成公元纪年。干支纪月、韵目代日应换算成相对应的月、日著录。题名中出现用时间构成的、具有特定意义的词语时，如“民国三年公债”，则照录原文。

　　9.3.4档案上时间记载有误，仍照原文著录，将考证得出的时间著录于后，并加“〔〕”号。

　　9.3.5时间项前加“-”。

　　9.4控制使用项

　　民国档案中开放的档案不著录，控制使用的档案用“＊”表示，置于条目的右上方第三行。

　　9.5政权标识项

　　日(注)伪政权档案用“#”表示，置于条目左上方第三行。

　　9.6附注项

　　附注项是著录各著录项目中需要解释和补充说明的事项。应依各著录项目的顺序著录，著录项目以外需要解释和补充说明的列在其后，如档案实体状况(虫蛀、霉损等)、特殊载体(照片、底片、录音带、印章等)等。附注项前加“-”。

　　9.7排检与编号项

　　9.7.1分类号

　　依据DA/T 203及《民国档案分类表》进行著录，置于条目左上方第一行。

　　9.7.2档案馆代码

　　依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录，置于条目右上方第一行。

　　9.7.3档号

　　档案实体编号的总称，包括在档案整理过程中对档案的编号，由全宗号、目录号、案卷号、宗号、页号组成，各号之间用“-”连接。

　　9.7.3.1档号结构

　　全宗号-目录号-案卷号-宗号-页号

　　案卷级条目著录到宗号，文件级条目著录到页号。

　　9.7.3.2档号中各号一律用阿拉伯数字表示。

　　9.7.3.3全宗号含有汉字“旧”、“历”、“档”及英文字母“S”、“Q”等字样的照录。

　　9.7.3.4案卷级条目没有目录号须补“0”，没有宗号可以不著录。

　　9.7.3.5文件级条目没有目录号或宗号须补“0”，没有页号可以不著录。

　　9.7.3.6档号置于条目左上方第二行。

　　9.8缩微号

　　指档案缩微品的编号，置于条目右上方第二行。

　　9.9主题词或关键词

　　主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。

　　关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。

　　主题词依据DA/T 20.2—1999及《民国档案分类主题词表》进行著录。

　　主题词或关键词置于条目的第三段落，各词之间空一格。