近年来，因办理退休或补缴社保前来查询个人相关文件及会计凭证的人员逐年增多，为确保查询结果完整准确，太和县档案馆多措并举，“三个不漏”扎实推进2023年个人社保档案查询工作。



不漏一个同音字。一个名字，在不同的文件里，可能出现多个不同的同音字，例如：“玲、领、岭、皊”、“红、宏、洪、鸿”“丽、莉、利”“军、君”“平、萍、苹”“心、新、鑫、欣”“志、治、之、知”“中、忠”等，单纯凭身份证上的姓名，难免会在查询时有遗漏，所以在查阅档案的时候，我馆服务人员为保证查询结果的完整性，会把所有的常见的同音字全部代入查询，然后通过查到的文件信息，综合判断记载姓名是否为当事人。



不漏一个关键字。在查询当事人招工、定级、调资等文件时，有时候输入姓名，弹出的档案条目会漏掉个别年度。这个时候，工作人员调整思路，变换关键字进行多次查询，譬如“增资、工资、调资、晋级……”等，通过关键字的变换，在海量的文件中搜寻当事人需要的资料，确保不漏掉当事人需要查询的任何一个年度的档案资料。



不漏一个同车间人员。20世纪80——90年代，县级国有企业及乡镇企业蓬勃发展，当时的劳动局每年都从社会上招纳数量不等的工作人员，随着经济的发展，众多企业或改制或倒闭，大量工人陆续下岗。近年来，这批工人陆续到了退休年龄，他们在办理退休，或者临近退休需补交社保金时，为证实工龄，会来档案馆查询相关证明材料。能查到文件的就予以提供文件，查不到文件的，可以通过工资凭证作为工作证明。但是一些大厂，有很多重名人员，譬如：“张敏、张伟、王伟、王敏、刘丽、张丽、张影、王静、刘静”等，为确保信息的准确性，工作人员会询问与其同车间人员姓名，用他人姓名查询相应的工资凭证，再从中找到当事人姓名，这样既能提高查询效率，又能保证档案的准确性。


不漏可能近似的字。很多老档案，信息填写都是手写体，有些字体近似的，比如“思与恩”；还有的为了方便，把字简化，譬如把“国”写成“口”，把“同意”写成“同乙”；再加上年深日久，有些字已经模糊，或已经变体。查档人员在搜索过程中，会用近似字代替，找到文件，查看原文，再进行二次辨认，以此确认是否为当事人本人。
  



近年来，由于档案数字化著录过程全部人工完成，在作业过程中难免会出现错录、少录等纰漏，这给档案查准率、查全率确实带来一定的影响。随着智慧系统的升级，OCR识别技术应用，部分档案已经转换出相应的文字，通过关键字搜索，极大提高了查档的准确率。同时组织人员对照实体档案检查著录内容，有错及时更改，保证后续入库档案关键信息著录质量。



太和县档案馆目前馆藏档案184个全宗，42种门类，159万卷件，2022年年利用人次2820人，利用档案5682卷件，异地查档出证23次。2022年太和县档案馆获批“全国示范数字档案馆”，成为安徽省首家县区级数字档案馆。2023年，太和县档案馆将继续围绕习近平总书记关于做好新时代档案工作重要论述，立足档案工作四个“好”、两个“服务”的目标任务，真抓实干、守正出新，切实做到“一改两为”。