1　范围

本标准适用于国家行政机关制发的电子公文管理。党的机关和其他机关制发的电子公文管理可参照执行。

2　规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集
GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB／T 18894—2002 电子文件归档与管理规范
DA／T22 归档文件整理规则
DA／T18 档案著录规则
中办发[1996]14号《中国共产党机关公文处理条例》
国发﹝2000﹞23号 关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局令第6号 《电子公文归档管理暂行办法》
ISO 15489 信息与文献—文件管理
3　术语和定义
GB/T 9704-1999、GB/T 18894、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本标准。
3.1
电子公文　electronic official document
电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范体式的文件。
3.2
归档电子公文件 archival electronic official document
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文(3．1)。
3.3
背景信息 context
指描述生成电子公文(3．1)的职能活动、电子公文的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4
元数据 metadata
指描述电子公文(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5
留痕信息 trace information
将电子公文在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行保留，以确保信息的不可否认性和可追溯性。
3.6
保存日志 save log
电子公文在其成文过程中对所有操作、日期及行为的记录和描述。
3.7
版式文件 template file
能够将纸质文件原版原式呈现的电子文件格式，即能保留原有排版格式，又具有不可篡改性。常见的版式文件格式有PDF、CEB等。这类版式文件通常具有以下特点：
保留原版原式，忠于纸质文档的原有排版格式，图文并茂。
内容不易修改，保证原文的正确性、完整性和保密性。
4　符号和缩略语
4.1
XML
可扩展置标语言（eXtensible Markup Language）。
4.2
CEB
CEB是Chinese E-paper Basic的缩写，是一种带语义的跨媒体版式文档，在不同的软硬件环境下保持显示不发生变化。
5 电子公文管理的基本要求
电子公文管理，遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公文应规范的原则，遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则，确保和有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。
电子公文归档管理，按国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》执行。
电子公文文档一体化要求电子公文形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。
文档一体化管理保证电子公文内容的完整性、元数据等数据结构的一致性，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通、完整。