第一步：根据本单位实际情况制定适用的
分类编号方案并分类整理
会计档案按其形成特点和名称分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其它类四类，其分类方案多采取：
1、类别——年度分类法（即：分类别，分年度）
就是先把会计档案按以上四个类别分开，再按年度分别整理立卷，在分类最低层次年度下，编案卷号（即一类一年一流水号，从1编到n）其对应档号的编制可采用：
全宗号+类别号+年度+案卷号。
如：J028—CK1—2010—001或CK1—2010—001（没全宗号的企、事业单位可以不写），其中类别代字是用汉语拼音声母前2位字母或阿拉伯数字，是选用KJ（会计）或用CK（财会的意思，区别于科技档案）或用阿拉伯数字数字表示5等，是由每个单位根据自己的实际情况，所制定的分类编号方案来决定，不强求统一，本手册使用CK。
2、类别（名称） —内设机构—年度分类法
大的机关、企事业单位，如集团公司，高校等有按科室或科目分别形成的会计档案，其数量多，在第一种分类法的基础上，分类时多加了内设机构一个分类层次，采取：类别（名称） —内设机构—年度分类法，即把每年，每个内设科室形成的4个类别的会计档案分别整理编号，每个内部机构也要给定一个代号。
3、档号格式说明
全宗号+类别号+年度+案卷号
如：J028—CK1—2009—001
                                    
注：CK1代表会计凭证类；CK2代表帐簿类；CK3代表报告类；CK4代表其他类。
第二步：会计档案的组卷
会计档案的组卷要按会计凭证、会计账簿、财务报告、其它类四类，分类别组卷。
1、会计凭证的组卷要求
（1）、同一年度形成的会计凭证按“日清月结”的会计顺序组卷，组卷时需按月分开，不同月份的凭证不要组合在一起，一月一册或数册，一册为一卷，每月可根据形成量选取适当厚度，组成一卷或数卷。
（2）、计账凭证依形成先后编写凭证号，每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，防止漏号、颠倒。
（3）、记账凭证所附的各种原始凭证要折叠粘贴整齐、规范。
2、会计账簿的组卷要求
（1）、会计账簿组卷时，要按账簿形成的特点，区分会计年度，并把不同名称、种类的账簿分别组卷，一本为一卷。
（2）、对死页账，保持原貌，不除去空白页，填好账簿启用表，并在封皮贴上账簿封面卡片。
（3）对活页账，填好启用表，要除去空白页，编好页码，不得跳页缺号，年终结帐后，加上封面和备考表，密封装订，加盖财务专用章。
（4）、各类账簿的扉页，反应了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应逐项填写清楚。
3、财务报告的组卷要求
（1）按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷，在一个会计年度内按月份、季度、年度财务报告分别组卷。
（2）会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组卷时不要分开。决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后。
（3）组卷时注意区分不同的保管期限，不同保管期限的材料不能组成一卷。
4、其他类会计档案的组卷要求
其他类会计档案主要包括银行余额调节表、银行对帐单、会计人员交接表、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等，会计人员要认真收集、审查、核对，分别组卷。在同一年度内根据形成情况，按名称分别进行组卷，一年一卷或数卷。
第三步：案卷的装订
1、会计凭证的装订
会计凭证组卷后，要进行装订，装订时要加封面、封底，以上边和左边为齐，右边不齐的要折叠整齐，去掉金属物，采用线绳等在左上角，连同包封纸装订，而后包角粘贴，并在包角贴口处由立卷人加盖骑缝章，以示负责。
2、会计账簿的装订
（1）订本式账簿
订本式账簿整理立卷应保留原有式样，不需重新装订，不要拆除空白页，账内页码要连续（使用过的页面要重新编页号，填页数时，要填写实际用过的页数）。填好账簿启用表，并在封皮贴上账簿封面卡片。
（2）活页式账簿
对活页账，填好启用表，要除去空白页，编好页码，不得跳页缺号，年终结帐后，在首页前加上案卷封面、卷内目录，在最后加备考表，采用三孔一线法密封装订，并加盖财务专用章。
3、财务报告的装订
案卷要在首页前加案卷封面、卷内目录，在最后加备考表，与材料一起用三孔一线法装订成册，各项都要逐项填写规范。
 财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还需有总会计师签名并盖章，案卷装订的密封处要加盖财务专用章。
4、其他类会计档案的装订方法（同财务报告的装订）
 第四步：案卷的排列、编号
根据《安徽省会计档案管理办法实施细则》的要求，会计档案案卷应当按照“内部机构—类别—会计年度”的顺序进行排列，并分别编小流水号。各单位根据实际情况制定本单位的分类方案（见步骤一），依据分类方案，在分类体系最低一级类目内按一定的先后顺序进行排列，编制案卷号和对应的档号。
1、会计凭证的案卷排列、编号：
（１）一般行政、事业单位分类方案选择的是：类别—年度分类法。一个年度内形成的会计凭证按照凭证形成的时间先后（月份）组卷，案卷再按月份排列，一年编一个流水号就可以了，一卷一号。如×××局2010年形成的会计凭证，从一月到十二月共计１６册（其中６月和12月各形成了３册），案卷号就从“１”开始编到 “1６”，在案卷号项目内，对应就填上１、２、３…其对应档号就是：J028—CK1—2010—001或CK1—2010—002……，档号的构成形式由分类编号方案决定（没全宗号的企事业单位，其可以不写）。大的机关、企事业单位有按科室或科目分别形成的会计凭证，其应先排好科室（科目）再统编一流水号，一个科室（科目）的应排在一起，一个科室内再按时间顺序排列，如办公室１－1２；预财处１３－２９………n。
（2）有的大机关、企事业单位是按科室（会计核算单位）或科目分别形成大量的会计凭证，分类方案采取的是：类别（名称） —内设机构—年度分类法，其案卷号的编制在第（1）编制方法的基础上，一个科室形成的会计凭证一年一个小流水号，如一车间1、2、3、4--------n；二车间1、2、3、4---------n,其对应档号就是：J028—CK1.1—2010—001或CK1.1—2010—001
2、会计账簿案卷排列、编案卷号
依据分类方案，在分类体系最低一级类目内，一个年度内形成的会计账簿按：现金日记帐—银行存款日记帐—总帐—明细帐—辅助帐的顺序排列并编写案卷号，从1—n，填写对应的档号（档号的编制方法同凭证）。
3、财务报告案卷排列、编案卷号
依据分类方案，在分类体系最低一级类目内，同一年度内形成的财务报告按：年报－季报－月报的顺序排列并编写案卷号，从1—n，填写对应的档号（档号的编制方法同凭证）。如２００５年的财务报告的案卷号是：年报１；季报２－５；月报６－１７。
4、其他类会计档案的案卷排列、编案卷号
依据分类方案，在分类体系最低一级类目内，同一年度内形成的其他类按：会计档案保管清册→会计档案销毁清册→会计档案移交清册→会计人员交接表→银行存款余额调节表→银行对账单的顺序排列并编写案卷号，从1—n，填写对应的档号（档号的编制方法同凭证）。
 
第五步：页码、卷内目录、备考表、案卷封面的编写
1、页码的编写
卷内材料要逐页编写页码，正面编在右上角，背面编在左上角（背面内容为有效内容）；空白页、卷内目录、备考表不编页码。
2、卷内目录的编写
会计档案（除凭证、死页账本外）还应编制卷内文件目录，卷内文件目录包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注等项目。  
卷  内  目  录

㈠顺序号：即是卷内文件材料的排列顺序编号，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。
㈡责任者：制发文件的组织单位（或个人）。
㈢文号：文件的发文字号，如实录入。
㈣题名：文件标题。无标题或标题未能揭示主题的材料，应根据其内容拟写出规范标题后填写。
㈤日期：即文件的落款日期。使用阿拉伯数字标注年、月、日。如：2008年3月9日应标注为20080309。
㈥页号：填写卷内每份文件的起页号，卷内最后一份文件填写起止页号，如15-25。
㈦备注：注释需要说明的情况。
 

3、备考表的编写
 
（1）说明：填写卷内文件材料缺损、修改补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的管理人员填写并签名，标注时间。
（2）立卷人：由负责立卷者签名。
（3）立卷时间：填写完成立卷工作的年月日。
（4）检查人：由案卷质量审查者签名。
（5）检查时间：填写审查案卷质量的年月日。
    4、案卷封面的编写
（1）会计凭证案卷封面的填写
    会计凭证案卷封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、档号、保管期限、会计主管、立卷人、立卷时间等。填写凭证案卷封面要项目齐全，规范清楚，如图：
 

 
(1)单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。如“中国共产党阜阳市委员会”简称为“中共阜阳市委”；不得用 “本部”、“本委”、“本公司”等。
(2)会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。
(3)时间： 填写本册会计凭证的起止年月日。
(4)册数：填写会计凭证的册数。
(5)册次：填写本册会计凭证的序号。
(6)记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。
(7) 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。
(8)附件数：填写本册会计凭证的附件张数。
(9)会计凭证总数：填写本册所有凭证的合计张数。
(10)会计主管：填写单位内部具体负责会计工作的中层领导人员。
(11)档号：填写方法见步骤四（档号的编写）。

（12）保管期限：根据《会计档案保管期限表》确定其对应的保管期限，如：永久、25年、15年等
(13)立卷人：填写负责该本会计凭证整理的人员。
(14)立卷时间：填写该本会计凭证整理结束的时间。

 
 
（2）会计账簿封面填写（格式）

 
 
 
（3）财务报告封面填写（格式）

 
 
（4）其他类会计档案封面填写（格式）

 
（会计账簿、财务报告、其它类案卷封面有些项目的填写要求，参考会计凭证封面填写要求。）
 
 
第六步：编制会计档案案卷目录
1、会计档案案卷目录的格式及著录要求
会计档案的案卷目录也可称为会计档案的保管清册，是会计档案的基本检索工具。会计档案目录项目包括案卷档号、案卷题名、年度、起止日期、件数、页数、保管期限、起止凭证号、凭证张数、附件张数、备注等。
会计凭证案卷目录
单位名称：阜阳市##局

 
 
会计档案案卷目录（账簿、财务报告、其它类）
单位名称：阜阳市###局

其填写（著录）要求是：

1. 案卷档号：填写该卷档案的档号，与案卷实体上填写要一致。
2. 案卷题名：填写该卷的题名。题名三要素要完整与案卷实体上填写要一致。
3. 年度：填写本卷所属会计年度。
4. 起止日期：填写该卷档案所涉及的有效起止时间。
5. 件数：填写该卷档案的总件数
6. 页数：填写该卷档案的实际有效页数。

（7）保管期限：填写案卷封面上已经确定的保管期限【根据《会计档案保管期限表》确定】
（8）备注：有需要说明的填写，无需说明的不写。
（9）其他项目填写要求同凭证封面，不再重复。
注：【各项目的录入要与案卷封面上填写的内容要一致。】
    2、编制会计档案案卷目录的注意事项
（1）首先要在确定和实施了档案实体分类、排列、编号的前提下完成，由会计机构的兼职会计档案人员编制。
（2）案卷目录编制可以采用手工编制或者使用档案管理软件自动生成或打印。
（3）案卷目录应一式两套。会计机构保存一套，随档案移交档案机构一套。
第七步：案卷的装盒
把已整理好的案卷装入会计档案盒中，并填写盒脊背和盒封面，各项目内容要与案卷封面（实体）上的内容一致，不再重复讲解。
1、脊背的填写，如图所示：
   
（1）会计凭证脊背填写                                                                    （2）会计报表脊背填写
        会计凭证                                                                                  会计报表

注：财务账簿、其他类脊背格式同会计报表。

  
第八步：入库排架
严格按照分类方案进行上架排列，要按类别分柜存放，每类按每年编制好的案卷号依次排。实体排列、案卷目录编制要与其分类方案一致起来。
如××单位形成的会计档案最早是1996年的，其排列是
会计凭证类1996年（1-n）、1997 年（1-n）、1998、1999……2006-----2010年（1-n）
会计账簿类1996年、1997、1998、1999…2010 （1-n）
财务报告类1996年、1997、1998、1999……2010----
其他类1996年、1997、1998、1999……2010年
注：排列时每套柜内要遵循从上到下，从左到右的顺序依次排列。
 
 
 
附：会计档案保管期限表
 一、企业和其他组织会计档案保管期限表

　
二、财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表：